KPI là gì? Cập nhật những điều cần biết về KPI mới nhất hiện nay

I. KHÁI NIỆM KPI

KPI viết tắt của từ gì?

KPI là cách viết tắt tiếng anh của từ Key Performance Indicator. Được hiểu đơn giản là chỉ số đánh giá mức độ thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc đạt được thông qua các chỉ tiêu về số lượng, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng để đánh giá hoạt động của các tổ chức hoặc cá nhân. Mỗi bộ phận sẽ có chỉ tiêu KPI khác nhau để đánh giá khách quan hiệu quả công việc mà các bộ phận làm được.

Ví dụ: KPI cho bộ phận sản xuất của công ty sữa Vinamilk. 

Trong vòng một tháng, bộ phận sản xuất của Vinamilk phải tiến hành hoạt động sao cho đạt mục tiêu 140 triệu lít sữa nước tương đương 28 triệu hộp sữa. Dựa vào kết quả đạt được mà đánh giá bộ phận sản xuất đã làm tốt hay chưa. Căn cứ vào đó để có các hình thức khen thưởng phù hợp.

Chỉ tiêu KPI là gì?

Chỉ tiêu KPI được hiểu là định ra các chỉ số phù hợp với từng bộ phận, vị trí trong công ty. Chỉ tiêu KPI phải đáp ứng đủ 5 tiêu chuẩn của một mục tiêu.‍

II. TẠI SAO KPI CÓ VAI TRÒ QUAN TRỌNG?

Thông qua việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên để theo dõi tình hình và tiến độ hoạt động của công ty, chỉ số KPI được xem là yếu tố vô cùng quan trọng trong việc hỗ trợ sự phát triển của công ty.

Vai trò của KPI đối với doanh nghiệp

Để đánh giá hiệu quả công việc người ta thường sử dụng chỉ số KPI và KPI đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

Đánh giá khách quan, chính xác năng lực của nhân viên

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng doanh số KPI để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Để đưa ra hệ thống KPI phù hợp, người quản lý phải đưa ra các chỉ số rõ ràng, xây dựng dựa trên tình hình thực tế của công ty cũng như vị trí công việc của nhân viên. Đây là phương pháp tối ưu để người quản lý đánh giá khách quan, chính xác điểm mạnh và yếu của từng nhân viên. 

Đo lường mục tiêu

KPI là phương pháp tối ưu nhất để đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu.

Ví dụ, nếu công ty của bạn đặt mục tiêu là thu được 2 tỷ đồng mỗi tháng từ việc bán những mặt hàng đắt tiền. KPI của bạn sẽ giúp cho bạn có cách nhanh nhất để có thể đạt được những mục tiêu này.

Chỉ tiêu KPI trong trường hợp này cho thấy rằng đội ngũ bán hàng của bạn tạo ra bằng bao nhiêu % so với doanh số kỳ vọng. Nếu với vai trò là một người quản lý ở trường hợp này, bạn sẽ phải ngay lập tức giúp đội ngũ bán hàng của mình nhận thức rõ tiến độ hiện tại của công việc và tìm hiểu nguyên nhân vì sao chưa đạt được doanh số mong muốn. Đây được xem là lý do quan trọng nhất, lý giải cho việc tại sao nên áp dụng KPI trong công việc.

Tạo ra môi trường học hỏi

Hoạt động đo lường KPI có thể tạo ra môi trường làm việc với bầu không khí học tập trong công ty. Có một nghiên cứu cho rằng các dữ liệu được tạo ra bằng cách đo lường các chỉ số KPI và điều này tạo ra nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc.

Bạn sẽ có cơ hội để nói chuyện cùng các cá nhân hay nhóm cụ thể liên quan tới các vấn đề về KPI khi nhận thấy các chỉ tiêu KPI có vấn đề. Đây cũng là cơ hội để bạn có thể hướng dẫn nhân viên nên làm thế nào, để có thể làm những công việc khác nhau và hoàn thành tốt những nhiệm vụ được đề ra.

Để đo lường KPI một cách hiệu quả và sự sửa đổi cần thiết nếu các nhân viên cảm thấy không đủ khả năng hoặc mục tiêu không khả thi, người ta thường phân tích các thiết lập KPIs.

Tiếp nhận các thông tin quan trọng kịp thời

KPI giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hiệu suất làm việc. Khi bạn làm việc trong môi trường cạnh tranh gay gắt, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn nhằm thúc đẩy năng suất làm việc và “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của bạn.

Bạn có thể thực hiện điều chỉnh hệ thống và không phải rầm rộ vào mỗi cuối tháng để thực hiện mục tiêu đề ra thông qua các dữ liệu thời gian thực mà KPIs cung cấp.

Ngoài ra, một số công ty đề ra chỉ tiêu KPI có thể không tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh hoặc lợi nhuận của công ty. Ví dụ như các vấn đề về bảo vệ môi trường hoặc nâng cao uy tín của công ty. Bạn có thể công bố KPI lên các trang web, diễn đàn của công ty để thấy rằng các bạn đang xem đây là vấn đề nghiêm trọng, cần chú ý, cần được quan tâm.

Hoạch định lại chiến lược kinh doanh

Các chiến lược kinh doanh cần có KPI, được xem là lời giải đáp cho rất nhiều vấn đề như tiến trình thực hiện công việc diễn ra như thế nào? Tỷ lệ khách hàng sử dụng sản phẩm nào nhiều nhất? Nên đầu tư vào kênh nào? Nên cắt bỏ kênh nào không mang lại lợi nhuận?. 

Nếu như không có các chỉ tiêu KPI, các chiến lược kinh doanh đưa ra sẽ không mang hiệu quả cao và quy trình thực hiện không có gì mới mẻ.

Đánh giá năng lực nhân viên

Có thể bạn sẽ đưa ra những quyết định không chính xác về các nhân viên trong quá trình đánh giá nếu không có số liệu thống kê quan trọng hiệu suất của KPI. Bạn có thể đặt ra giả thuyết rằng nhân viên yếu kém vì họ không có năng lực, thiếu sự cố gắng hay hoạt động yếu kém vì người đó thường xuyên không đúng giờ hoặc thiếu trách nhiệm, thiếu sự gắn bó với công ty. Nhưng bạn không có bằng chứng để chứng minh cho điều này.  Vì vậy KPI có vai trò quan trọng giúp bạn nhận ra đánh giá của bạn là đúng hay sai.

Cùng với đó, những nhân viên yếu kém không thể chối cãi trường hợp của họ nếu thống kê KPI cho thấy họ hoạt động chưa tích cực và kết quả chưa tốt như mục tiêu đề ra.

KPI có vai trò quan trọng trong việc khuyến khích tinh thần trách nhiệm của nhân viên trong công việc, giúp họ nỗ lực và tích cực hơn để đạt được mục tiêu đề ra.

Nâng cao nhuệ khí

Để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên trong công ty thì động lực làm việc và sự hài lòng với công việc là hai yếu tố vô cùng quan trọng.

Người lãnh đạo sẽ theo dõi được công việc và tiến độ của nhân viên khi thiết lập một hệ thống KPI tốt. Khi phát hiện ra những thiếu sót sẽ dễ dàng thảo luận và nhận ra vấn đề, từ đó người lãnh đạo đưa ra hướng giải quyết và đặt mục tiêu làm việc hiệu quả hơn.

Vai trò của KPI đối với nhân viên

KPI giúp nhân viên đo lường mục tiêu

Khi doanh nghiệp đưa ra hệ thống KPI là những con số cụ thể giúp nhân viên dễ hình dung và nhận thức được mục tiêu cần thực hiện. Từ đó họ nắm bắt tiến trình công việc đang ở đâu để biết họ cần thêm bao nhiêu để hoàn thành chỉ tiêu được đề ra.

KPI định hướng nỗ lực cho nhân viên

Trong thời đại Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa yêu cầu làm việc thông minh hơn là làm việc chăm chỉ thì KPI có vai trò rất quan trọng. KPI giúp nhân viên định hướng mục tiêu của bản thân để hoàn thành công việc thật tốt và đóng góp vào việc đạt được mục tiêu của công ty. 

Nếu không đề ra KPI, mỗi người sẽ có định hướng khác nhau, nỗ lực theo một hướng khác nhau. Đây cũng là động lực giúp nhân viên chăm chỉ, tập trung hơn cho công việc. Nhân viên sẽ nỗ lực gấp nhiều lần so với cách làm việc thông thường bởi họ có thêm động lực từ hoạt động thực hiện các chỉ tiêu KPI.

KPI là cơ sở để nhân viên được khen thưởng

Là nhân viên trong công ty ai cũng muốn khẳng định năng lực của bản thân và nhận về phần thưởng cho riêng mình. Tuy nhiên trong công ty ai cũng cố gắng hoàn thành tốt công việc, ai cũng có sự tiến bộ. Do vậy khi có các chỉ tiêu KPI, tạo ra môi trường cạnh tranh, nhân viên phải cố gắng hết mình để trở thành những người xuất sắc nhất và giành được phần thưởng xứng đáng. 

Khi có KPI, nhân viên sẽ không ngần ngại thực hiện các công việc và thử thách để trở thành người xứng đáng nhất và nhận được những thứ phù hợp với công sức họ bỏ ra.

Nhân viên sẽ nỗ lực đạt được KPI đề ra và khi họ đạt được KPI họ sẽ có động lực để cố gắng nhiều hơn. Một số công ty hiện nay còn có chế độ khen thưởng cho những nhân viên hoàn thành tốt chỉ tiêu đề ra. Điều này càng khuyến khích sự tự giác, thúc đẩy nhân viên tích cực và tập trung hơn trong công việc.

III. CHỈ SỐ KPI LÀ GÌ?

Chỉ số KPI là hệ thống chỉ số phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của công ty, bộ phận hay cá nhân.

Những chỉ số KPI đề ra phải căn cứ vào tình hình hoạt động của công ty và cần phù hợp với chức năng của bộ phận, vị trí. Nhà quản lý sẽ áp dụng KPI để đánh giá khách quan hiệu quả làm việc của từng vị trí. Từ kết quả đó tính toán để trả lương hoặc thưởng KPI cho nhân viên cho phù hợp.

IV. KPI LÀ GÌ VÀ CÁCH TÍNH KPI

Xác định bộ phận, người xây dựng KPI

• Bộ phận xây dựng KPI: Việc xây dựng KPI thường do các bộ phận hay phòng ban có chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí, chức danh trong bộ phận hay phòng ban đó dựa trên sự hướng dẫn của những người có chuyên môn như bộ phận chuyên trách, nguồn nhân lực, nhà chuyên môn.
• Người xây dựng KPI thường là trưởng các bộ phận, hiểu rõ tình hình hiện tại của công ty và tổng quan về các nhiệm vụ. Trong trường hợp các trưởng bộ phận quá lớn thì việc xây dựng KPI được phân quyền cho các cấp thấp hơn.

Xác định các chỉ số KPI cần thiết

KPI của mỗi bộ phận sẽ được phân chia theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận. Người xây dựng KPI xem xét tình hình  từ đó xây dựng chỉ số KPI phù hợp với từng bộ phận và đây cũng là cơ sở đưa ra chỉ số KPI cho từng vị trí, chức danh.

• Chỉ số cá nhân: hoàn thành yêu cầu của chỉ số SMART bao gồm tính cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế, có thời hạn cụ thể.
• Chỉ số nhóm, bộ phận: dựa trên cơ sở, chức năng và nhiệm vụ của từng nhóm, từng bộ phận.

Đánh giá mức độ hoàn thành chỉ tiêu KPI

Để đánh giá khách quan tình hình tài chính của công ty thì việc các doanh nghiệp thường đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên là một điều thiết yếu. Tài sản lớn nhất của mỗi công ty là con người, bởi họ tạo ra giá trị lợi nhuận cao. Do đó, bạn cần đảm bảo những khoản đầu tư vào nhân viên sẽ được đền đáp xứng đáng. Dưới đây là một số cách tính để đánh giá mức độ hoàn thành chỉ tiêu KPI phổ quát tốt nhất mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để kiểm tra năng suất làm việc và hiệu quả công việc của nhân viên.

Công thức tính: Doanh thu trên mỗi nhân viên = Doanh thu / số lượng nhân viên

Đây là chỉ số cơ bản nhất để đánh giá những gì mỗi nhân viên mang lại cho công ty. Chỉ số này đảm bảo lực lượng lao động làm việc nhiều hơn so với những chi phí mà công ty phải bỏ ra cho họ. Và thường dùng để đánh giá lợi nhuận của các công ty.

Lợi nhuận trên mỗi nhân viên = Tổng lợi nhuận / số lượng nhân viên

Như ở trên, chỉ tiêu đánh giá này của nhân viên phá vỡ lợi nhuận ròng ( miễn phí ). Mang lại lợi ích cho các công ty có nhân viên làm việc từ xa hoặc làm việc tự do, những người không phải chịu các chi phí như nhân viên nội bộ.

Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ trung bình = Tổng thời gian để hoàn thành cùng một nhiệm vụ (trên khung thời gian đã đặt) / số lần thực hiện

Cách tính này được xem là một hướng dẫn sơ bộ cho thấy hiệu quả chung của nhóm bạn. Nó rất hữu ích trong việc nắm rõ tình hình trong các giai đoạn khác nhau của dự án thường đưa nhân viên của bạn đi bao lâu. Vì vậy bạn có thể cải thiện dự toán ngân sách và giá cả cho công việc của mình.

Mối quan hệ giữa KPI và lương thưởng

KPI có mối quan hệ mật thiết đối với các chế độ lương thưởng như:

• Mức lương, thưởng được trả phù hợp với tầm ảnh hưởng, vị trí và kết quả mà nhân viên đạt được, tạo sự cạnh tranh lành mạnh trong môi trường làm việc tại doanh nghiệp.
• KPI là công cụ để quy ra tiền thưởng được trả theo tháng, theo quý hoặc theo năm.
• Chỉ tiêu KPI đạt được càng cao thì mức lương thưởng càng lớn.
• Nhân viên thực hiện tốt các chỉ tiêu KPI được xem xét tăng lương hoặc nâng lương trước thời gian quy định.
• KPI giúp nhân viên có năng suất làm việc cao và có hiệu quả trong công việc. Từ đó họ nhận được mức lương và phần thưởng xứng đáng với giá trị họ tạo ra

Điều chỉnh và tối ưu KPI

KPI được xem là nhân tố then chốt, có vai trò quan trọng trong việc phát triển doanh nghiệp. Bất kể doanh nghiệp nào muốn phát triển lâu dài cần biết cách vạch ra những kế hoạch cụ thể, đúng đắn và tối ưu được KPI.

KPI cần được điều chỉnh và tối ưu theo thời gian sao cho phù hợp:

• Bước đầu, hãy xem xét các KPI vừa lập để đảm bảo số liệu đề ra là phù hợp và có khả năng thực thi. Có thể mất nhiều thời gian cho việc thiết lập KPI nhưng khi đã  có KPI cuối cùng hãy duy trì nó ít nhất một năm.
• Không ứng xử sai lầm với kết quả đánh giá KPI.
• Cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra KPI để không ảnh hưởng tới sự phát triển của cá nhân hoặc doanh nghiệp.
• Kịp thời sửa đổi, điều chỉnh KPI trong quá trình thực hiện khi gặp vấn đề.

V. KHÔNG ĐẠT KPI NGUYÊN NHÂN DO ĐÂU

KPI trong doanh nghiệp được ra đời từ những năm 80 của thế kỉ XX nhưng chỉ thật sự rầm rộ ở Việt Nam trong những năm gần đây. KPI được xem là công cụ tuyệt vời trong việc đo lường hiệu quả của các doanh nghiệp. Để đạt hiệu quả KPI cao, các doanh nghiệp thường xây dựng hệ thống mục tiêu chuẩn xác và phù hợp với nguồn lực của mình. Các doanh nghiệp xây dựng hệ thống KPI với mong muốn cải thiện và nâng cao hiệu suất kinh doanh, tuy nhiên thực tế đôi khi không đạt được KPI như mong muốn. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc không đạt các chỉ tiêu KPI:

• Hầu hết các doanh nghiệp chỉ hiểu KPI là hệ thống đánh giá đơn thuần với mục đích đo lường hiệu quả. Trong khi bản chất của KPI là quá trình xác lập các mục tiêu – theo dõi quá trình thực hiện công việc – điều chỉnh mục tiêu kịp thời cho phù hợp. Do đó nếu chỉ hiểu đơn thuần về KPI sẽ dễ gặp thất bại.
• Khi thiết lập chiến thuật KPI cho thời điểm hiện tại không chú trọng vào việc đạt được các KPI chiến lược. 
• Khi các KPI chiến thuật không đúng đôi lúc gây ảnh hưởng đến các KPI chiến lược và thậm chí còn gây nhiều cản trở. Ví dụ: đặt chỉ tiêu KPI cao về lượt like trên Fanpage, điều này các bạn làm social executive gặp nhiều áp lực và làm nhiều biện pháp để đạt được mục tiêu đó như sáng tạo nội dung mang tính câu like, nội dung không phù hợp nhằm tăng số lượng like cho đủ chỉ tiêu. Nhưng những lượt like fanpage có thể là ảo và những  người xem không có hứng thú với các nội dung khác của page và có thể làm giảm lượng tương tác và ảnh hưởng tới hoạt động của page về sau.
• Một số doanh nghiệp đạt KPI cao thậm chí là vượt mức, tuy nhiên điều đó chưa chắc đã tốt. Có thể do doanh nghiệp đặt mục tiêu quá dễ và đánh giá mục tiêu không chính xác.

Còn nếu bạn không đạt được KPI đề ra thì có thể bạn đang gặp một số vấn đề:

• KPI được đề ra không phù hợp với thực tế, vượt xa khả năng của công ty.
• Đội ngũ nhân viên còn yếu kém, chưa đủ năng lực để đạt KPI đã đề ra. Lúc này bạn cần xem xét lại cấu trúc team và tiến hành tuyển thêm người có khả năng xử lý công việc.

Vậy điều quan trọng nhất là đề ra KPI chiến thuật phải phù hợp và bám sát KPI chiến lược. Các KPI sau khi hoàn thành phải có tác động tích cực tới doanh nghiệp.

Để phát triển công ty cũng như đánh giá khách quan năng lực của mỗi cá nhân, tập thể thì việc thiết lập các chỉ số KPI là vô cùng quan trọng. Các doanh nghiệp nên đề ra các KPI chiến thuật phù hợp với năng lực và hệ thống của mình. Cùng với đó là tránh những lỗi thường gặp để đạt KPI cao và không bị thất bại.